Henkilötietojen käsittely kuvataan rekisterikohtaisesti: mitä, miksi, millä perusteella ja kuinka kauan.
ArtCloud Oy (y-tunnus 2938626-9), Åkeröntie 9, 06150 Porvoo.
Tietosuoja-asiat: asiakaspalvelu@artcloud.fi,
puhelin 044 985 4718.
Tässä selosteessa henkilötietojen käsittely kuvataan rekisterikohtaisesti: mitä tietoja käsitellään, mihin tarkoitukseen, millä perusteella, mistä tiedot tulevat ja kauanko niitä säilytetään.
Palvelun ydinsisältö on viranomaislähteistä koottua julkista yritys- ja yhteisötietoa. Henkilötietoja siihen sisältyy lähinnä yksityisten elinkeinonharjoittajien nimissä ja yhteystiedoissa sekä toiminimissä.
Alueellisten yritys- ja yhdistysrekisterien tarjoaminen tilaajille (kunnat, kehitysyhtiöt ja muut organisaatiot) sekä näiden verkkosivuilla julkaistaville hakunäkymille.
Rekisterinpitäjän ja sen asiakkaiden oikeutettu etu sekä tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta: henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa elinkeinoelämässä tai järjestötoiminnassa kuvaavien tietojen käsittely yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden oikeasuhtaisesti.
Patentti- ja rekisterihallituksen kauppa- ja yhdistysrekisteri sekä Verohallinto Suomi.fi-palveluväylän ja YTJ:n kautta. Tiedot päivittyvät automaattisesti. Rekisteritiedot ovat palvelussa vain luettavina — korjaukset tehdään viranomaisen kautta.
Tiedot näkyvät palvelun tilaajille tilauksen rajauksen mukaisesti sekä tilaajien verkkosivujen hakunäkymien kävijöille. Tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat viranomaisrekisterissä.
Palveluun sisältyy organisaatioiden päättäjätietoja sekä yritys- että yhdistystasolla. Päättäjillä tarkoitetaan henkilöitä, jotka asemansa perusteella tekevät työtehtäviinsä kuuluvia päätöksiä organisaationsa nimissä ja lukuun.
Tiedot rajautuvat henkilön tehtävään ja asemaan: nimi, rooli tai asema organisaatiossa sekä työrooliin liittyvät yhteystiedot. Tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia.
Rekisterinpitäjän ja sen asiakkaiden oikeutettu etu sekä tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta, jonka mukaan henkilötietoja saa käsitellä, kun kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä tai järjestötoiminnassa kuvaavista tiedoista ja käsittely on oikeasuhtaista yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden.
Tiedot näkyvät palvelun tilaajille. Tietoja säilytetään aseman voimassaolon ajan ja sen jälkeen tarpeellisen ajan tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi.
Rekisteri muodostuu palvelun tilaajaorganisaatioiden käyttäjistä ja yhteyshenkilöistä sekä organisaatioiden edustajista, jotka on kutsuttu päivittämään oman organisaationsa tietoja.
Nimi, sähköpostiosoite, rooli, kirjautumis- ja käyttöoikeustiedot sekä muutosloki. Tietoja käytetään kirjautumiseen, käyttöoikeuksien hallintaan, sopimus- ja laskutusyhteydenpitoon sekä tietoturvaan.
Sopimus (palvelun tuottaminen tilaajalle) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietoturva ja väärinkäytösten estäminen).
Käyttäjätilit säilytetään käytön ajan ja poistamisen jälkeen enintään 12 kuukautta lokitietojen vuoksi. Kutsutietoja säilytetään 24 kuukautta tietoturvasyistä.
Kun tilaaja tai organisaation edustaja syöttää palveluun henkilötietoja (esimerkiksi organisaation yhteyshenkilöitä), tilaaja toimii näiden tietojen rekisterinpitäjänä ja ArtCloud käsittelijänä. Tätä käsittelyä sääntelee palvelun vakioehtojen osana oleva henkilötietojen käsittelyn liite, johon tilaaja sitoutuu tilaamalla palvelun.
Tietoliikenne on salattu, pääsy tietoihin on roolipohjainen ja palvelinpäässä valvottu, salasanat tallennetaan yksisuuntaisesti tiivistettyinä ja muutokset kirjataan lokiin. Tiedot säilytetään EU/ETA-alueella (Suomi); teknisinä kumppaneina toimivat Hetzner Online GmbH, UpCloud Oy ja Microsoft Ireland. Valinnaisissa lisäpalveluissa (Google, Tripadvisor) käsitellään organisaatioiden julkisia tietoja; mahdollisissa siirroissa EU:n ulkopuolelle käytetään EU:n hyväksymiä suojamekanismeja.
Palvelu käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä (istunto ja kirjautuminen). Seuranta- tai markkinointievästeitä ei käytetä, joten erillistä evästebanneria ei tarvita.
Selostetta päivitetään palvelun kehittyessä. Kulloinkin voimassa oleva versio on saatavilla tällä sivulla, ja olennaisista muutoksista ilmoitetaan tilaajille.